Wie Sie Ihre Zeit zwischen Neukunden und Bestandskunden aufteilen

Zeit ist im Vertrieb die knappste und zugleich wertvollste Ressource. Wer sie nicht bewusst einsetzt, verliert schnell den Überblick zwischen der Akquise neuer Kunden und der verlässlichen Betreuung bestehender Geschäftsbeziehungen. In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie Sie Ihre Woche so strukturieren, dass beides zuverlässig gelingt: planbare Neukundengewinnung und eine stabile, proaktive Bestandskundenpflege. Dazu erhalten Sie einfache, praxiserprobte Formeln, realistische Zeitblöcke, klare Priorisierungsregeln sowie konkrete Gesprächsanlässe, die Sie direkt in Ihrem Vertriebsalltag einsetzen können.

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[fs-toc-h2] 1. Warum die Balance entscheidend ist

‍Viele Teams schwanken zwischen zwei Extremen: Mal liegt fast die gesamte Woche auf der Jagd nach Neukunden, mal wird beinahe ausschließlich in Bestandskunden investiert. Beides erzeugt kurze Hochphasen und anschließend spürbare Dellen. Ohne bewusste Zeitsteuerung kippt der Fokus leicht ins Extreme – zu viel Akquise lässt Beziehungen erkalten, zu viel Betreuung lässt die Pipeline austrocknen. Das ist weniger eine Frage des Talents als der Routine: Wer seine Zeit nicht plant, wird von dringenden Anfragen gelenkt und nicht von wichtigen Zielen.

Studien zeigen, dass die Kosten für die Gewinnung von Neukunden im Durchschnitt deutlich höher liegen als die Pflege von Bestandskunden, während sich zusätzliche Umsätze im Bestand oft schneller realisieren lassen (z. B. durch Verlängerungen oder Zusatznutzen). Gleichzeitig braucht ein gesunder Vertrieb einen stetigen Zufluss neuer Kontakte, damit Ausfälle, Kündigungen oder natürliche Schwankungen ausgeglichen werden. Die richtige Balance hängt daher von Ihrer aktuellen Situation ab – Pipeline, Vertragslaufzeiten, Erweiterungspotenziale und Auslastung bestimmen den Mix, nicht das Bauchgefühl.

Praktisch heißt das: Prüfen Sie monatlich drei einfache Fragen. Erstens: Reicht Ihre Pipeline aus Neukunden für die nächsten zwei bis drei Monate? Zweitens: Welche Bestandskunden sind gefährdet oder haben klares Ausbaupotenzial? Drittens: Wo entstehen demnächst Lücken (z. B. durch Vertragsende)? Aus den Antworten leiten Sie Ihren Zeitsplit ab – und passen ihn regelmäßig an. So verhindern Sie, dass spontane Dringlichkeiten die gesamte Woche bestimmen.

[fs-toc-h2] 2. Eine einfache Formel für Ihren Start-Split

‍Eine belastbare Ausgangsbasis erhalten Sie mit einer simplen Quote. Teilen Sie den geplanten Umsatz aus Neukunden durch den geplanten Gesamtumsatz (Neukunden + Bestandskunden). Das Ergebnis ist Ihr Start-Prozentsatz für die Zeit in Neukunden. Beispiel: Sie planen 700.000 € Neuumsatz und 500.000 € Bestand – dann beginnt Ihr Split bei rund 58 % für Neukunden und 42 % für Bestandskunden. Wichtig: Zahlen monatlich aktualisieren – Ihr Split lebt mit der Realität, nicht mit dem Plan.

Verfeinern Sie die Quote mit zwei Korrekturen, die leicht zu ermitteln sind. Korrektur 1: Erweiterungen im Bestand (z. B. zusätzliche Nutzer oder Module). Wenn Sie realistisch 15 % Mehrumsatz bei Bestandskunden erwarten, sinkt der Druck auf die Neukunden-Seite – der Splitt verschiebt sich ein paar Punkte Richtung Bestand. Korrektur 2: Abgänge. Steigt das Risiko, dass Bestandskunden kündigen, planen Sie bewusst zusätzliche Betreuungszeit ein, um Verluste zu verhindern. Schon kleine Anpassungen – plus/minus 5–10 Prozentpunkte – reichen, um die Woche auf Kurs zu halten.

Setzen Sie sich zusätzlich einfache Schwellenwerte, die automatisch eine Anpassung auslösen. Beispiel: Fällt Ihre Pipeline an qualifizierten Neukunden-Deals unter das 2,5-Fache Ihres Quartalsziels, erhöhen Sie für die nächsten zwei Wochen die Akquisezeit um 10–15 %. Steigt sie über das 3-Fache, investieren Sie mehr in Bestandskunden (z. B. Verlängerungen, Empfehlungen, Ausbau). So reagieren Sie zügig, statt erst im Quartalsschluss zu korrigieren.

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[fs-toc-h2] 3. Wie viele Kontakte in Ihre Woche passen

‍Eine gute Quote nützt wenig, wenn sie nicht in echte Termine und Gespräche übersetzt wird. Rechnen Sie deshalb rückwärts: Ziehen Sie von Ihrer Wochenarbeitszeit feste Blöcke für Meetings, interne Abstimmungen und Administration ab. Was übrig bleibt, ist Ihre Netto-Vertriebszeit. Teilen Sie diese Zeit in greifbare „Kontaktpakete“ auf, etwa Anrufe, personalisierte Mails, Erstgespräche oder Review-Calls mit Bestandskunden. Planen Sie konkrete Mengen statt vager Absichten – das macht Ihre Woche berechenbar und senkt Stress.

Ein Beispiel für 30 Netto-Stunden: 18 Stunden für Neukunden (z. B. 60 gezielte Outreachs, 6 Erstgespräche, 6 Follow-ups) und 12 Stunden für Bestandskunden (z. B. 6 kurze Health-Checks, 4 längere Review-Termine, 2 Angebotsbesprechungen). Passen Sie die Zahlen an Ihre Gesprächslängen an. Wichtig ist, dass Sie am Freitag sehen: Habe ich die geplanten Pakete erledigt? Wenn nicht, prüfen Sie, wo die Zeit versickert ist (oft: spontane E-Mails, unklare Prioritäten) und schützen Sie kommende Blöcke besser, z. B. mit Kalender-Sperren.

Ein zweiter Hebel ist die Qualität der Kontakte. Arbeiten Sie mit einer klaren Zielkundenliste für Neukunden, die gut zu Ihrem Angebot passt, und mit einer Ampelliste im Bestand: Grün (zufrieden), Gelb (Gefahr), Blau (Erweiterung möglich). So investieren Sie Ihre Zeit dort, wo der nächste Schritt am wahrscheinlichsten ist, statt sie auf gleich wahrscheinliche Fälle zu verteilen. Das erhöht die Trefferquote spürbar und stabilisiert Ihren Zeitsplit, weil weniger „Notfälle“ entstehen.

[fs-toc-h2] 4. Heuristiken, die tragen: 60/40 ist ein Einstieg, kein Gesetz

‍Häufig liest man 60 % für Neukunden und 40 % für Bestandskunden als Standard. Das kann passen, muss es aber nicht. Wer gerade neu in einem Markt startet, braucht mehr Vorlauf und setzt vielleicht 70/30 zugunsten der Akquise. Wer ein treues Kundenportfolio mit vielen Erweiterungsmöglichkeiten hat, fährt mit 50/50 oder 45/55 besser. Entscheidend ist der Zusammenhang aus Verkaufsdauer, Ausbauchancen und Risiko – nicht eine hübsche runde Zahl.

Nutzen Sie einfache, alltagstaugliche Regeln. Dauern Ihre Verkaufsprozesse bei Neukunden mehrere Monate, beginnen Sie früher mit der Füllung der Pipeline und halten Sie den Akquiseanteil hoch, bis die Abdeckung stimmt. Sehen Sie im Bestand klare Anlässe (Ablauf von Verträgen, neue Funktionen, Preisänderungen), planen Sie gezielt zusätzliche Gespräche, um Zufriedenheit und Umsätze zu sichern. Eine sinnvolle Regel lautet: Unter 2,5× Pipelineabdeckung geht Akquise vor, über 3× stabilisieren Sie aktiv den Bestand. Damit vermeiden Sie unberechenbare Schwankungen.

Prüfen Sie außerdem saisonale Effekte. Manche Branchen reagieren im Sommer langsamer, andere schließen zum Jahresende schneller ab. Passen Sie Ihren Splitt in diesen Phasen bewusst an und legen Sie z. B. Review-Termine mit Bestandskunden auf Zeitfenster, in denen diese gut erreichbar sind. So stemmen Sie dieselben Ziele mit weniger Reibung.

[fs-toc-h2] 5. Wochenarchitektur: So sieht ein belastbarer Kalender aus

‍Ein strukturierter Kalender schützt Ihre wichtigsten Aufgaben. Planen Sie feste Zeiten, in denen Sie ungestört arbeiten – und behandeln Sie diese Blöcke wie Kundentermine. Ein mögliches Raster (40 Stunden/Woche, Start-Split 60/40):

• Mo–Do, 09:00–11:00 (Neukunden): Recherche, Ansprache, Termingewinnung – keine Meetings in diesem Slot.
• Mo/Mi, 14:00–16:00 (Neukunden): Erstgespräche, Qualifizierung, nächste Schritte festhalten (Nachfassen binnen 24 Stunden).
• Di/Do, 14:00–16:00 (Bestandskunden): Kurze Status-Checks, Nutzen-Reviews, Identifikation von Erweiterungen.
• Fr, 10:00–12:00 (Bestandskunden): Verlängerungen, Referenzen erfragen, offene Anliegen schließen.
• Täglich, 30 Minuten: CRM-Updates und Angebotsnachverfolgung.

Halten Sie die Slots möglichst teamweit synchron (z. B. gemeinsame „Ruhephasen“ für die Akquise am Vormittag). Das reduziert Störungen und erleichtert das Vertreten. Konsequente Zeitfenster erhöhen die Verlässlichkeit Ihrer Ergebnisse, weil weniger Aufgaben dazwischenrutschen. Wenn dringende Fälle auftreten, verschieben Sie den Block, statt ihn zu streichen – sonst verdrängt das Tagesgeschäft immer die Akquise.

Planen Sie für beide Seiten klare Gesprächsanlässe. Bei Neukunden: ein kurzer Nutzen-Teaser, ein konkretes Problem, ein klarer Vorschlag für den nächsten Schritt (z. B. 20-Minuten-Termin). Bei Bestandskunden: ein kleiner Erfolg aus der Nutzung, eine Idee für mehr Nutzen, ein einfacher Weg zur Umsetzung (z. B. 30-Minuten-Review). Solche Anlässe erhöhen die Antwortrate und machen Ihre Blöcke wirkungsvoller.

[fs-toc-h2] 6. Nicht alle Neukunden und Bestandskunden sind gleich

‍Verteilen Sie Ihre Zeit nicht gleichmäßig über alle Kontakte. Gewichten Sie stattdessen nach Passung und Aussicht auf Fortschritt. Bei Neukunden führt eine klare Zielkundenliste (Branche, Größe, Problem, Ansprechpartner) zu besseren Gesprächen bei weniger Versuchen. Bei Bestandskunden helfen simple Kriterien: Umsatzanteil, Nutzungshäufigkeit, Zufriedenheit und Potenzial. So investieren Sie Ihre Zeit dort, wo der nächste Schritt realistisch ist – das bringt mehr Ergebnis bei weniger Aufwand.

Ein praktisches Vorgehen: Geben Sie jedem Kontakt einen einfachen Wert (hoch, mittel, niedrig). Hoch priorisiert bekommt zuerst Zeit in der Woche, mittel danach, niedrig nur, wenn noch Kapazität frei ist. Ein Gespräch mit einem ausbaufähigen Bestandskunden kann wertvoller sein als drei kalte Anläufe bei wenig passenden Neukunden. Der Schlüssel ist bewusste Auswahl, nicht mehr Aktivität. Prüfen Sie alle vier Wochen, ob Ihre Einstufungen noch stimmen, und passen Sie sie an.

Wenn Sie häufig viele Anfragen erhalten, richten Sie kurze Vorabfragen ein (z. B. drei Fragen per Mail), um zu erkennen, ob ein Gespräch sinnvoll ist. Das spart Zeit auf beiden Seiten und schafft gleichzeitig Verbindlichkeit. Im Bestand helfen kurze, vorbereitete Checklisten, um in 15 Minuten die wichtigsten Punkte zu klären und konkrete nächste Schritte zu vereinbaren.

[fs-toc-h2] 7. Wann Sie den Split drehen müssen

‍Auch die beste Planung braucht kleine Korrekturen. Beobachten Sie wöchentlich ein paar einfache Signale: Wie viele Erstgespräche mit Neukunden sind gebucht? Wie entwickeln sich Verlängerungen im Bestand? Steigt die Zahl der Rückfragen ohne Abschluss? Wenn zwei Werte zwei Wochen in Folge unter Ihrer Grenze liegen, verschieben Sie 10–20 % Ihrer Zeit – für zwei Wochen – in die betroffene Seite und prüfen Sie danach erneut. Kurze, klare Interventionszyklen verhindern große Schieflagen.

Typische Muster: Sinkende Erstgespräche bei Neukunden deuten auf eine zu geringe oder wenig passende Ansprache hin – erhöhen Sie die Zeit für gezieltes Recherchieren und personalisierte Nachrichten. Steigende Kündigungsrisiken im Bestand zeigen, dass schnelle Hilfen gefragt sind – planen Sie zusätzliche kurze Reviews und klären Sie Hindernisse. Halten Sie Ihre Maßnahmen so einfach wie möglich, etwa: „In den nächsten zehn Tagen täglich 30 Minuten mehr Neukunden-Outreach“ oder „diese Woche fünf zusätzliche Bestandskunden-Health-Checks“.

Dokumentieren Sie Änderungen knapp im Kalender und im CRM, damit Sie später sehen, was gewirkt hat. Das schafft Vertrauen in Ihren Prozess und verhindert, dass Sie bei jeder Schwankung das gesamte System umbauen. Kleine, schnelle Korrekturen sind oft wirksamer als große Strategiewechsel am Quartalsende.

[fs-toc-h2] 8. Fazit: Steuerung vor Stil – Ihr System schlägt jede Vorliebe

‍Ob Sie lieber neue Kontakte ansprechen oder bestehende Beziehungen vertiefen: Entscheidend ist, dass Ihr Kalender den richtigen Mix widerspiegelt. Wer mit wenigen Kennzahlen, festen Zeitblöcken und kurzen Review-Schleifen arbeitet, schafft heute Stabilität und morgen Wachstum. Halten Sie die Planung schlicht, die Umsetzung verbindlich und die Auswertung regelmäßig – so folgt der Vertrieb Ihrer Planung und nicht umgekehrt.

Prüfen Sie Ihren Zeitsplit monatlich, halten Sie an Ihren Schutzzeiten fest und wählen Sie Kontakte bewusst aus. Mit dieser Mischung aus Klarheit, Disziplin und kleinen Anpassungen erreichen Sie zuverlässig Ihre Ziele – bei Neukunden und Bestandskunden gleichermaßen. Konsequenz schlägt Aktionismus – und planbare Schritte schlagen zufällige Spitzen.

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