Wie du mit Zielkunden einen guten ersten Termin vereinbaren

Einen ersten Termin mit einem Zielkunden bekommen Sie, wenn Sie gut vorbereitet sind, im ersten Satz einen für ihn relevanten Anlass nennen und einen kleinen, konkreten nächsten Schritt vorschlagen, etwa ein 20-minütiges Gespräch zu einem festen Zeitpunkt. Entscheidend ist nicht, was Sie verkaufen wollen, sondern welches Problem des Kunden Sie ansprechen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie sich vorbereiten, wie Sie das Gespräch eröffnen und den Termin vorschlagen, wie Sie auf typische Einwände wie „Schicken Sie mir mal Unterlagen“ reagieren und wie Sie nachfassen, ohne zu nerven.

[fs-toc-h2] 1. Vorbereitung: Wen sprechen Sie an und warum?

Der Erfolg einer Terminvereinbarung entscheidet sich, bevor Sie zum Hörer greifen. Wer ohne Vorbereitung anruft, klingt austauschbar und bekommt eine Absage. Wer dagegen zeigt, dass er sich mit dem Unternehmen beschäftigt hat, weckt Neugier.

Klären Sie vor dem ersten Kontakt vier Fragen:

• Wer ist der richtige Ansprechpartner? Wer verantwortet das Thema, und wer entscheidet mit?
• Was beschäftigt das Unternehmen gerade? Neue Standorte, Wachstum, Stellenanzeigen, Branchenveränderungen.
• Welches Problem könnte ich lösen? Und zwar aus Sicht des Kunden, nicht aus Sicht meines Produkts.
• Was ist mein Ziel für den Anruf? In der Regel nicht der Verkauf, sondern ein Termin.

Oft reichen zehn Minuten auf der Website, im LinkedIn-Profil und in aktuellen Meldungen, um einen guten Aufhänger zu finden.

[fs-toc-h2] 2. Der richtige Kanal: Telefon, E-Mail oder LinkedIn

Jeder Kanal hat seine Stärken. Am Telefon können Sie direkt auf Reaktionen eingehen und Einwände sofort klären. Dafür müssen Sie in wenigen Sekunden überzeugen und oft erst am Vorzimmer vorbei. Eine E-Mail oder LinkedIn-Nachricht lässt Ihnen mehr Raum für einen durchdachten Einstieg, wird aber leichter ignoriert.

In der Praxis funktioniert eine Kombination oft am besten: eine kurze, persönliche Nachricht auf LinkedIn, ein paar Tage später ein Anruf mit Bezug darauf. Beachten Sie dabei die rechtlichen Regeln. Werbe-E-Mails ohne Einwilligung sind auch im B2B nicht erlaubt, und für Anrufe bei Unternehmen brauchen Sie zumindest eine mutmaßliche Einwilligung. Mehr dazu lesen Sie im Artikel Warmakquise vs. Kaltakquise. Wie Sie am Vorzimmer vorbeikommen, zeigt der Artikel Umgang mit Gatekeepern.

[fs-toc-h2] 3. Der Gesprächseinstieg: Nutzen statt Produkt

Der häufigste Fehler beim ersten Kontakt ist, mit dem eigenen Produkt zu beginnen. „Wir sind ein führender Anbieter von …“ ist der schnellste Weg zu „Kein Interesse“. Ihr Gegenüber fragt sich in den ersten Sekunden nur eines: Warum sollte ich jetzt zuhören?

Ein guter Einstieg hat drei Teile: wer Sie sind, warum Sie gerade dieses Unternehmen anrufen und eine Frage, die zum Gespräch einlädt. So kann das klingen:

„Guten Tag, Frau Berger, Jan Becker hier. Ich habe gesehen, dass Sie gerade mehrere Stellen im Vertrieb ausgeschrieben haben. Viele Unternehmen in dieser Phase stehen vor der Frage, wie neue Verkäufer schnell produktiv werden. Wie gehen Sie das bei sich an?“

Der Einstieg spricht ein Thema an, das für die Kundin gerade relevant ist, und stellt eine offene Frage statt eines Verkaufsversuchs. Ein ausführlicher Gesprächsleitfaden für die Kaltakquise am Telefon steht im Artikel Telefonakquise: Leitfaden und Tipps.

[fs-toc-h2] 4. Den Termin konkret vorschlagen

Sobald Ihr Gesprächspartner Interesse zeigt, schlagen Sie den Termin vor. Viele Verkäufer warten zu lange oder bleiben zu vage: „Vielleicht können wir uns ja mal austauschen.“ Je konkreter Ihr Vorschlag ist, desto leichter fällt die Zusage.

Diese Formulierungen haben sich bewährt:

• „Ich schlage vor, wir nehmen uns 20 Minuten, um zu schauen, ob das für Sie interessant ist. Passt Ihnen Dienstag um 10 Uhr oder lieber Donnerstag um 14 Uhr?“
• „Wollen wir das in einem kurzen Videocall vertiefen? Dann kann ich Ihnen zeigen, wie ein ähnliches Unternehmen das gelöst hat.“
• „Ich kann Ihnen das am Telefon nur anreißen. Lohnt es sich für Sie, dass wir uns dafür eine halbe Stunde Zeit nehmen?“

Zwei konkrete Zeitvorschläge machen die Entscheidung leicht, und ein kurzer Zeitrahmen senkt die Hürde. Sagen Sie außerdem klar, was der Kunde von dem Termin hat: eine Einschätzung, ein Beispiel, eine Idee für sein Problem.

[fs-toc-h2] 5. Typische Einwände und wie Sie reagieren

Einwände bei der Terminvereinbarung sind normal und oft eher ein Reflex als eine echte Absage. Wer ruhig bleibt und mit einer Frage reagiert, kommt häufig doch noch zum Termin.

• „Schicken Sie mir mal Unterlagen.“ – „Gern. Damit ich Ihnen nicht einfach eine allgemeine Broschüre schicke: Was wäre für Sie am interessantesten? Und wollen wir gleich einen kurzen Termin vereinbaren, um Ihre Fragen dazu zu klären?“
• „Wir haben keinen Bedarf.“ – „Das kann gut sein. Darf ich fragen, wie Sie das Thema heute lösen?“
• „Wir arbeiten schon mit einem Anbieter.“ – „Das spricht für Sie. Viele unserer Kunden hatten auch einen Partner und wollten nur einmal vergleichen. Was ist Ihnen bei der Zusammenarbeit besonders wichtig?“
• „Ich habe gerade keine Zeit.“ – „Verstehe. Wann passt es Ihnen besser, eher Anfang oder Ende nächster Woche?“
• „Melden Sie sich in einem halben Jahr.“ – „Mache ich gern. Was wird sich bis dahin bei Ihnen verändert haben?“

Mehr Techniken für den Umgang mit Widerspruch finden Sie im Artikel Einwandbehandlung im Vertrieb.

[fs-toc-h2] 6. Nach dem Telefonat: Termin bestätigen und Ausfälle vermeiden

Ein vereinbarter Termin ist noch kein stattgefundener Termin. Schicken Sie direkt nach dem Gespräch eine Kalendereinladung mit einer kurzen Nachricht: worum es gehen soll, wie lange es dauert und was der Kunde davon hat. So hat Ihr Gesprächspartner etwas in der Hand, wenn er intern erklären muss, warum er sich die Zeit nimmt.

Ein bis zwei Tage vorher hilft eine kurze Erinnerung, gern mit einer konkreten Frage, die Sie im Termin klären möchten. Das senkt die Zahl der kurzfristigen Absagen deutlich und zeigt, dass Sie sich vorbereiten. Für Termine vor Ort finden Sie weitere Tipps in der Checkliste für den Kundenbesuch.

[fs-toc-h2] 7. Nachfassen, ohne zu nerven

Nicht jeder Kontakt führt beim ersten Mal zum Termin. Oft ist der Zeitpunkt einfach falsch. Dann kommt es darauf an, im Gedächtnis zu bleiben, ohne lästig zu werden. Ein „Ich wollte nur mal nachfragen“ bringt dabei wenig. Besser ist ein Anlass mit Mehrwert: ein kurzer Artikel zu einem Thema, das der Kunde angesprochen hat, eine Einladung zu einer Veranstaltung oder ein Beispiel aus seiner Branche.

Wenn der Kunde Bedenkzeit möchte, vereinbaren Sie gleich, wann Sie sich wieder melden dürfen: „Dann rufe ich Sie am 15. noch einmal an, ist das in Ordnung?“ So wird aus dem Nachfassen keine Überraschung, sondern eine Verabredung. Wie Sie Ihre Akquise insgesamt trainieren können, erfahren Sie auf der Seite zum Verkaufstraining.

[fs-toc-h2] 8. Häufige Fragen zur Terminvereinbarung

Wie bekomme ich einen ersten Termin mit einem Neukunden?

Mit guter Vorbereitung, einem für den Kunden relevanten Anlass im ersten Satz und einem konkreten, kleinen Vorschlag wie einem 20-minütigen Gespräch zu einem festen Zeitpunkt.

Was sage ich, wenn der Kunde Unterlagen will?

Fragen Sie nach, was ihn besonders interessiert, und schlagen Sie gleich einen kurzen Folgetermin vor, um seine Fragen zu den Unterlagen zu klären. So wird aus einer höflichen Absage oft doch ein Gespräch.

Wie lange sollte ein erster Termin dauern?

Für einen ersten Termin reichen meist 20 bis 30 Minuten. Ein kurzer Zeitrahmen senkt die Hürde für eine Zusage. Wenn das Gespräch gut läuft, verlängern viele Kunden von selbst.

Ist es besser, per Telefon oder per E-Mail um einen Termin zu bitten?

Am Telefon können Sie direkt auf Einwände eingehen, eine E-Mail lässt mehr Raum für einen durchdachten Einstieg. Am besten wirkt oft die Kombination. Beachten Sie dabei die rechtlichen Regeln für Werbeanrufe und Werbe-E-Mails.

Wie oft darf ich nachfassen?

Eine feste Zahl gibt es nicht. Entscheidend ist, dass jeder Kontakt einen Mehrwert bietet. Wenn der Kunde klar sagt, dass er keinen Kontakt wünscht, respektieren Sie das.

[fs-toc-h2] 9. Fazit

Ein erster Termin ist kein Zufall. Wer sich vorbereitet, mit dem Problem des Kunden statt mit dem eigenen Produkt beginnt, einen konkreten Vorschlag macht und auf Einwände gelassen reagiert, füllt seinen Kalender mit Gesprächen, die wirklich etwas bringen.