Checkliste für den perfekten Kundenbesuch vor Ort - Das sollten Sie berücksichtigen

Ein erfolgreicher Kundenbesuch vor Ort beginnt lange vor dem Termin und endet nicht mit dem Handschlag am Ausgang. Entscheidend ist ein roter Faden, der von der Zieldefinition über die Vorbereitung bis zur Nachbereitung reicht. Wer klar definiert, was der Kundenbesuch bewirken soll, arbeitet fokussierter und steigert die Wirkung jeder Minute. Diese Checkliste bündelt die wichtigsten Schritte – leicht anzuwenden und direkt auf den Alltag im Vertrieb übertragbar.

[fs-toc-h2] 1. Ziele und Kontext schärfen: Wozu genau findet der Kundenbesuch statt?

‍Bevor Sie irgendetwas buchen, klären Sie Zweck, Erfolgskriterien und Stakeholder. Handelt es sich um einen Ersttermin, ein Review oder eine Entscheidungssitzung? Welche Personas sind beteiligt, und wie sieht der aktuelle Status im Vertriebsprozess aus? Klare Ziele verhindern höfliches, aber ergebnisarmes Plaudern und lenken den Termin auf konkrete Ergebnisse. Legen Sie zudem fest, welche Entscheidung oder welcher nächste Schritt realistisch ist – so richten Sie Gesprächsführung und Materialien gezielt darauf aus.

[fs-toc-h2] 2. Vorbereitung & Reiseplanung: Alles bereit, bevor es losgeht‍

Eine saubere Vorbereitung ist der beste Hebel für Wirksamkeit vor Ort. Gute Vorbereitung macht Sie souverän – und Souveränität schafft Vertrauen. Nutzen Sie diese kompakte Checkliste:

• Agenda mit Zeitblöcken erstellen und vorab abstimmen (inkl. Zielbild, Risiken, Entscheidungsbedarf)
• Teilnehmerliste inkl. Rollen, Interessen und erwarteten Beiträgen klären
• Relevante Daten/Case-Studies/Prototypen zusammenstellen; Demos testen, Offline-Fallback sichern
• Route, Pufferzeiten, Parkplatz/Empfangsprozesse und Sicherheitsvorgaben prüfen
• Rollen im Team verteilen (Lead, Technik, Notizen, Beobachtung) und Handzeichen/Übergaben vereinbaren

[fs-toc-h2] 3. Erwartungen und Agenda aktiv managen‍

Senden Sie die Agenda spätestens am Vortag und bitten Sie aktiv um Ergänzungen: Was muss unbedingt auf den Tisch, was kann entfallen? Wenn alle wissen, worauf es ankommt, steigt die Verbindlichkeit im Termin messbar. Starten Sie vor Ort mit einem kurzen Erwartungsabgleich („Haben wir die richtigen Themen, die richtigen Leute, die richtige Zeit?“). So verhindern Sie Überraschungen, priorisieren sauber und sichern Commitment für Entscheidungen oder nächste Schritte.

[fs-toc-h2] 4. Auftreten und Ablauf vor Ort: Professionalität sichtbar machen

‍Pünktlichkeit, kompakte Vorstellung, Blickkontakt und aufmerksames Zuhören setzen den Ton. Halten Sie die Agenda schlank, schließen Sie jeden Block mit einem Mini-Ergebnis ab und notieren Sie Zusagen sichtbar (z. B. auf dem Pad oder Whiteboard). Professionalität zeigt sich in der Konsequenz kleiner Details – vom Technik-Check bis zur sauberen Moderation. Kurze Pausen und klare Übergaben (z. B. vom Business-Teil in die Demo) halten die Energie hoch.

Mini-Check während des Termins:

• Blockziel erreicht? → kurz zusammenfassen
• Entscheidung möglich? → festhalten oder nächsten Schritt definieren
• Offene Punkte? → Verantwortliche und Frist notieren

[fs-toc-h2] 5. Signale lesen, Einwände klären, Notizen strukturieren

‍Achten Sie auf verbale und nonverbale Hinweise: Nachfragen, Blickwechsel, Schreibaktivität oder plötzliche Stille sind Indikatoren für Interesse oder Hürden. Spiegeln Sie Einwände kurz („Habe ich richtig verstanden, dass …?“) und klären Sie sie strukturiert. Wer Einwände willkommen heißt statt sie zu umgehen, demonstriert Sicherheit und Partnerschaftlichkeit. Strukturierte Notizen (Problem → Auswirkung → Lösung → Nutzen → Nächster Schritt) erleichtern später die passgenaue Nachbereitung im Vertrieb.

[fs-toc-h2] 6. Nachbereitung & Follow-up: Tempo schlägt Perfektion

‍Senden Sie innerhalb von 24 Stunden ein kurzes, strukturiertes Recap. Geschwindigkeit in der Nachbereitung signalisiert Verlässlichkeit – und hält die Dynamik aus dem Kundenbesuch vor Ort lebendig. Nutzen Sie diese To-do-Liste:

• Ergebnis-Zusammenfassung (3–5 Bulletpoints), Entscheidungen, offene Punkte
• Vereinbarte Aufgaben mit Verantwortlichen und konkreten Fristen
• Dokumente/Links/Demos, die zugesagt wurden; ggf. nächster Termin-Vorschlag
• CRM-Eintrag aktualisieren (Personen, Signale, Risiken, nächste Meilensteine)
• Interne Lessons Learned: Was lief gut, was optimieren wir vor dem nächsten Besuch?